Las empresas pueden acelerar el cobro de las cuentas por
cobrar y evitar los pagos morosos mediante un plan efectivo de facturación. A
continuación se presentan algunas medidas que se pueden adoptar para protegerse
de los clientes morosos.
Cree una factura eficaz
Asegúrese de que las facturas de su empresa sean claras,
precisas, detalladas y fáciles de comprender. En cada una debe constar el
importe adeudado, el número de orden de compra, el nombre y domicilio del
cliente, y el nombre, domicilio y número de identificación de la empresa.
Además, se deberá incluir el nombre y el teléfono de una persona de la empresa
que se pueda contactar en caso de ser necesario. De ser posible, discrimine los
importes a pagar. Resulta más problemático cuestionar una factura discriminada
y, en caso de que se genere un conflicto respecto de alguno de los importes,
podrá pedir legítimamente que se paguen los demás importes discriminados. Las
facturas también deberán incluir una cláusula que le indique al cliente que se
comunique con usted en caso de tener algún inconveniente con los servicios de
la empresa, al igual que una declaración clara respecto de los pagos atrasados.
Envíe las facturas sin demora
Cuanto más rápido envíe las facturas, menos se demorarán los
pagos. Algunas empresas pequeñas envían sus facturas en forma mensual, lo que
no es recomendable, ya que puede demorar algunas cuentas por cobrar durante dos
o tres semanas. En lugar de ello, trate de enviar las facturas después de
transcurridos uno o dos días de la entrega del producto o de la finalización de
un proyecto.
Envíe la factura a la persona indicada
Enviar una factura a la persona equivocada puede demorar el
pago en 30 o 60 días, hasta que llegue a la persona indicada. Hable
directamente con el cliente y pregúntele a quién debe enviar la factura. Si la
persona que recibe la factura no es la que trata habitualmente con usted,
llámela por teléfono para presentarse antes de enviar la factura. Si envía la
factura al departamento contable del cliente, envíe copia también a su cliente
y haga el seguimiento con una llamada telefónica.
Seguimiento
Es fácil que la persona encargada de llevar los libros deje
de lado una factura si no se hace una llamada telefónica de seguimiento para
verificar el estado de la factura. Una confirmación rápida puede hacerle saber
que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no
se realice en la fecha adecuada, comuníquese nuevamente con la persona
encargada de llevar los libros para verificar la fecha de pago, y realice un
seguimiento semanal hasta que se efectúe el pago.
Fuente: AT
