En el marco de las acciones que viene llevando adelante la Corte Suprema de Justicia en su proceso de modernización y despapelización, la Oficina de Digitalización tiene un papel de relevante importancia ya que se encuentra a su cargo la transformación de los antiguos expedientes en formato papel a su formato digital y posterior destrucción. En 30 días se digitalizan alrededor de 100.000 páginas, liberando un total aproximado de entre 850 y 900 kg de papel.

Desde su creación en 2017, la Oficina de Digitalización estuvo a cargo del Dr. Juan José Morán, quien continúa ejerciendo la Jefatura y dirección de la misma, Oficina que al día de la fecha, además de la sede Central, ya cuenta con 5 Anexos más, ubicados en los distintos Edificios, tales como el Anexo del Palacio de Tribunales, el de la 24 de Setiembre 677, el de calle España 450, Monteros y Concepción.

Al día de la fecha, ya digitalizó completamente el Juzgado de Instrucción en lo Penal II° nominación, el Registro Único de Postulantes a la Adopción de Tucumán y la Secretaría Originaria de la Corte.

Actualmente y debido a la implementación del nuevo Código Procesal Penal y a la OGA, se encuentran trabajando en la digitalización de los expedientes del Fuero Penal. En ese sentido, recientemente se abrió una nueva sede de la oficina en calle 24 de septiembre la que colaboró con la recepción y resguardo de las causas conclusionales de dicho Fuero, como así también de los Protocolos de Sentencias y demás documentos remitidos, para su digitalización y posterior destrucción. Así, en las últimas semanas lograron trasladar alrededor de 600 bolsas arpilleras conteniendo expedientes y más de 300.000 páginas de protocolos de sentencias.

A pesar de la prioridad que se le está dando al Fuero Penal, el resto del equipo que forma parte de la Oficina de Digitalización continúo trabajando en la digitalización de los expedientes que se le fueron remitiendo, empezando principalmente con los expedientes de los Juzgados Civil y Comercial Común de la IV° y VI° nominación, por haber sido éstos dos Juzgados pioneros en la implementación de las notificaciones digitales y en el expediente digital.

Las etapas de digitalización consisten en recibir el expediente, acondicionarlo eliminando todo tipo de elemento extraño como broches, grampas, alfileres y/o ganchos a fin de no dañar el escáner, realizada esta fase se procede al escaneo, a cotejar que el archivo esté correctamente escaneado y sea exactamente igual al físico, si es así, el Funcionario a cargo procede a firmar el documento digitalmente y enviar dicho documento digital al juzgado correspondiente el expediente en formato digital.

Como resultado de este proceso se crea un único instrumento digital que cuenta con la firma del Secretario a cargo de la Oficina, el que tiene carácter probatorio y por consiguiente total validez para ser utilizado en juicios, pudiendo ser consultado en detalle tanto por las partes como por los operadores de justicia.

En relación al expediente físico cada unidad jurisdiccional decide qué hacer con él. La causa en formato papel puede ser remitida nuevamente al espacio donde se encontraba o puede ser enviada al anexo de destrucción para ser triturada y donada en bolsas a la Fundación León.

“Estamos desatando nudos de la burocracia” explicó Matesa Palacio Padilla, Secretaria de la Oficina de Digitalización de la sede del Palacio, y agrega: “El expediente digital le da celeridad, fluidez y mayor transparencia al Sistema Judicial, al mismo tiempo que le permite a abogados, Jueces y demás empleados de cada unidad, el pleno acceso a las causas desde sus casas para el trabajo remoto. Es algo muy importante, más en este contexto donde hubo audiencias orales de algunos juicios que se pudieron realizar exclusivamente gracias a esta digitalización”.

La Oficina de Digitalización, con sus respectivas sedes, se encarga de capacitar en el manejo de escáner, edición de archivos PDF, asesorar en materia de digitalización y destrucción del formato papel a oficinas no jurisdiccionales y jurisdiccionales, así como también a los Colegios de Profesionales.